Det har aldri vært enklere å jobbe hjemmefra. Derfor er det viktig at vi lærer oss hvordan vi på best mulig måte kan utnytte de ulike funksjonene og verktøyene vi har.

Det finnes mange årsaker til at vi noen ganger må jobbe hjemmefra, de fleste er godt kjente med hjemmekontor på grunn av syke barn, signalfeil på pendlertoget, årets første snøfall, sykdom osv. Nå som myndighetene tilråder hjemmekontor over lang tid kan hverdagen bli litt vanskeligere, men dette trenger ikke gjøre at samhandlingen, møtevirksomheten og effektiviteten stopper av den grunn.

Nedenfor finner du noen tips til hvordan du kan lykkes med hjemmekontor:

Microsoft har gjort sitt samhandlingsverktøy Teams gratis de neste seks månedene. Teams er huben for samhandling i Office 365 og gir deg en rekke muligheter for samhandling som å jobbe samtidig i dokumenter, chat, videomøter, dele skjerm og dele filer for å nevne noe. Med Teams har du mulighet til å dra inn hele Office 365 sveren inn i en applikasjon. Vi i Bravo Solutions har selv valgt å jobbe hjemmefra som et tiltak for å unngå videre spredning av Covid-19 og bruker i den forbindelse Teams til all samhandling. Alt fra kundemøter, statusoppdateringer og internmøter kjøres nå via video.

Her finner du mine tre favoritt funksjoner i Teams ved hjemmekontor:

  1. Uskarp Bakgrunn

Videomøter hjemmefra kan være utfordrende. Kanskje spesielt i disse tider hvor man er flere hjemme på samme tid. Teams har en funksjon hvor du enkelt kan sette på uskarp bakgrunn. Denne funksjonen vil skjule ikke-relevant informasjon som noen gang kan skape rare situasjoner eller skjule sensitiv informasjon når du er på kontoret.

2. Få varsel når tilgjengelig

Når du ikke sitter på kontoret er det ikke like lett å vite når dine kollegaer faktisk er tilgjengelig eller når du forstyrrer. Når en bruker “varsle meg når tilgjengelig” i Microsoft Teams, vil Teams sende deg et varsel. Prøv å bruke denne funksjonen så mye som mulig i stedet for å spørre dine kollegaer “har du to minutter til meg?”. På denne måten vil du og dine kollegaer enklere holde fokus på de oppgavene som er viktige, istedenfor å bruke tid på å finne tilbake til hvor du var før kollegaen din tok kontakt. En av de største tidstyvene for våre konsulenter og administrasjonsmedarbeidere er forstyrrelser. De bruker for lang tid til å komme tilbake i flyten når de blir konstant avbrutt, noe en enkelt kan unngå med denne funksjonen.

3. Planner i Teams

Bruk Planner i Teams for å ha kontroll på prosjektene selv om dere ikke sitter på samme lokasjon. Planner synliggjør og forenkler organiseringen av dine egne og andres oppgaver. Ved å ta i bruk Planner i Teams kan du enkelt fordele oppgaver og tidsfrister for et team, samtidig som du får en brukervennlig og visuell oversikt over alle oppgavene.

Hva gjør du om dine kunder og samarbeidspartnere ikke er på Teams?

Bravo Solutions tilbyr tjenesten Teams Gateway – Gateway sikrer interop uten at brukerne forlater sitt miljø, eller må endre måten de innkaller til møter på. Interne- og eksterne møterom (og andre ikke-Teams deltakere som for eksempel Skype for Business, Polycom, Cisco og nettleser) blir “gatewayed” inn i kundens Microsoft Teams-møter.

Pass på at de ansatte har de rette verktøyene

Det er ikke nødvendig med mye utstyr for å kunne være effektiv på hjemmekontoret, men noe bør være på plass for å kunne være tilnærmet like effektiv som du er på kontoret. Det kan være alt fra en ekstra skjerm, mus, tastatur og hodetelefoner. Dette er også produkter du kan ta med deg på hytta eller ha hjemme. Det viktigste er at du har god lyd og bilde dersom du skal kjøre videomøter.

Sikkerhet

En hjemmekontorløsning vil av praktiske årsaker noen ganger være mer usikker enn om en er fysisk til stede på kontoret. Men om du kun jobber skybasert og med Office 365 vil sikkerheten være ivaretatt på lik linje, du vil ha de samme tilgangene og de samme funksjonene. Det en i midlertidig kan gjøre er å øke sikkerhetsnivået generelt. Vi anbefaler da spesielt og aktivere EM+S i tillegg til to-faktorautorisering. Denne lisensen kan sikre deg mot alt fra kryptovirus, spam-mail og hackerangrep.

Trenger du tips til hvordan du kan hjelpe dine ansatte med å jobbe effektivt hjemmefra? Vi kan hjelpe deg med alt fra hardware, kurs, Teams Gateway, rådgivning og Office 365 lisenser. Og du – vi møter deg gjerne på Teams!

 


0 Comments

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *